Leyes Esenciales para un Administrador Competente

Leyes Que Debe Saber Un Administrador

El administrador de un condominio debe ser seleccionado por el comité encargado. Esta persona será responsable de garantizar el correcto funcionamiento del lugar. Entre las responsabilidades más importantes del administrador se encuentra la protección de los bienes comunes y asegurarse de que todo en la comunidad funcione correctamente, como por ejemplo, realizar mantenimientos y reparaciones en maquinarias, portones e iluminación. Guillermo Márquez, gerente de producto de Edifito.com, destaca la importancia del rol del administrador para mantener en buen estado las instalaciones y velar por el bienestar de todos los residentes.

Por esta razón, nuestra plataforma de administración en línea ha elaborado una lista informativa sobre las principales responsabilidades que deben desempeñar los administradores. Esto permitirá que tanto el comité como la persona encargada de ejercer el rol estén debidamente informados acerca de los deberes y tareas asociadas a esta función.

Leyes esenciales para un administrador de edificios y condominios

Es fundamental que un administrador esté familiarizado con la Ley de Copropiedad y la legislación laboral para desempeñar su función de manera adecuada. Si no posee conocimientos en estas áreas, es importante contar con el apoyo de alguien que pueda brindarle asesoramiento especializado.

2. Encargarse de la gestión administrativa de la comunidad, lo cual incluye asumir la responsabilidad de los salarios y el cobro de las cuotas comunes.

3. La responsabilidad de garantizar la seguridad del condominio recae en el Administrador, quien debe implementar protocolos que brinden mayor protección a la comunidad.

4. Asegurarse de que los empleados del condominio desempeñen adecuadamente sus tareas y cumplan con sus obligaciones.

5. El mantenimiento del condominio. Es responsabilidad del administrador asegurarse de que todas las dependencias e instalaciones del condominio o edificio funcionen correctamente, lo cual implica la realización de contratos y labores de mantenimiento necesarias. Para evitar problemas futuros, es importante llevar a cabo un mantenimiento preventivo regularmente. Además, el administrador debe estar preparado para reaccionar ante cualquier eventualidad, como roturas en cañerías, desagües obstruidos, incendios o terremotos. Esto implica tener contactos con personal capacitado y proveedores confiables a quienes se pueda llamar para realizar los arreglos correspondientes en caso necesario.

6. Es fundamental para un administrador mantener una coordinación y comunicación efectiva tanto con el comité de administración como con los copropietarios. Esto permitirá recoger adecuadamente las inquietudes y prioridades del comité, lo que a su vez facilitará el desarrollo de sus funciones en concordancia con dichas prioridades. Asimismo, es importante entregar la información de manera completa y clara, asegurándose de que todos los involucrados estén debidamente informados.

7. Es responsabilidad del administrador informar y presentar cuentas a la comunidad en los plazos acordados, así como al finalizar su relación con esta.

8. Es fundamental que un administrador tenga la responsabilidad de gestionar los recursos de la comunidad con cuidado y transparencia, para que todos los miembros puedan conocer en qué se utilizan dichos recursos.

La Ley de Copropiedad, en su artículo 23°, establece las responsabilidades legales que debe cumplir un administrador. No obstante, se deja claro que el detalle específico de estas tareas será definido por el comité de administración y podrá ser negociado con el administrador al momento de contratar sus servicios.

¿Cuál es la normativa de condominios?

La ley de condominios en Chile establece que es necesario contar con la participación de al menos un 20% de los habitantes, tanto propietarios como inquilinos, en las asambleas para tomar decisiones relacionadas con el condominio. Esto significa que es importante que los residentes se involucren activamente en estas reuniones para poder influir y contribuir a las decisiones importantes.

Es responsabilidad individual tanto de los inquilinos como de los propietarios cuidar y mantener su propiedad dentro del condominio. Cada persona debe asegurarse de cumplir con sus obligaciones y deberes correspondientes, ya sea realizando reparaciones necesarias o manteniendo limpias y ordenadas sus áreas comunes.

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Para fomentar una mayor participación e interés por parte de todos los habitantes del condominio, es recomendable realizar actividades o eventos periódicos donde puedan interactuar entre sí. Por ejemplo, se pueden organizar jornadas de limpieza comunitaria o celebraciones especiales para promover un sentido de comunidad y colaboración entre todos.

Además, es importante tener canales efectivos de comunicación dentro del condominio. Se puede crear un grupo en redes sociales o utilizar aplicaciones móviles específicas para mantener a todos informados sobre las noticias relevantes del lugar, así como también facilitar la comunicación directa entre vecinos cuando surjan problemas o dudas.

¿Quién puede ejercer como administrador?

La designación del administrador se realiza durante la reunión de los propietarios. Debe ser registrada en el acta de la reunión donde se tomó la decisión y formalizada mediante un documento público, que puede ser realizado por alguien autorizado o cualquier miembro del comité de administración. Además, es necesario guardar una copia certificada en los archivos manejados por la administración del edificio. En caso de no contar con un administrador, esta responsabilidad recae en el presidente del comité de administración.

Funciones de un administrador de edificios

El administrador de edificios tiene muchas responsabilidades, pero una de las más importantes es encargarse del área financiera y contable del condominio. Esto significa que debe ocuparse de manejar el dinero y los gastos del edificio.

Una de las tareas principales del administrador es recaudar los gastos comunes ordinarios y extraordinarios. Los gastos comunes son aquellos que todos los propietarios deben pagar regularmente para cubrir los costos de mantenimiento, limpieza, seguridad, entre otros servicios en el edificio. Estos pagos son necesarios para asegurar que todas las áreas comunes estén en buen estado y funcionando correctamente.

Además de cobrar estos gastos comunes regulares, el administrador también se encarga de recolectar los pagos por concepto de gastos extraordinarios. Estos son pagos adicionales que pueden surgir cuando hay reparaciones o mejoras importantes en el edificio. Por ejemplo, si se necesita arreglar la fachada o instalar un nuevo sistema eléctrico, se puede requerir un pago extra a todos los propietarios para cubrir estos costos.

Duración del cargo de administrador

La duración del cargo de administrador está determinada por la asamblea de copropietarios, quienes deciden cuándo finaliza el periodo o el tiempo designado para desempeñar esta función.

En qué temas no debiese involucrarse el administrador:

El administrador tiene la facultad de brindar asesoramiento al comité en sus decisiones, pero debe evitar cualquier forma de presión o influencia indebida.

Desafíos comunes que enfrentan los administradores

1. Toma de decisiones: Los administradores deben tomar decisiones importantes y estratégicas que afectarán el rumbo y éxito de la organización. Esto implica evaluar diferentes opciones, considerar riesgos y beneficios, y tener en cuenta diversos factores antes de tomar una decisión informada.

2. Gestión del tiempo: La gestión eficiente del tiempo es fundamental para los administradores, ya que tienen múltiples tareas y responsabilidades que atender diariamente. Deben ser capaces de priorizar sus actividades, delegar cuando sea necesario y mantenerse organizados para cumplir con sus objetivos.

3. Comunicación efectiva: Los administradores deben comunicarse constantemente con su equipo, superiores jerárquicos y otras partes interesadas relevantes dentro o fuera de la organización. Es importante transmitir información clara, escuchar activamente a los demás e inspirar confianza en su liderazgo.

4. Resolución de conflictos: En cualquier entorno laboral pueden surgir conflictos entre empleados o departamentos diferentes. Los administradores deben ser hábiles para identificar estos problemas rápidamente, mediar entre las partes involucradas y encontrar soluciones adecuadas para mantener un ambiente armonioso.

5. Adaptabilidad al cambio: El mundo empresarial está en constante evolución; por lo tanto, los administradores deben estar preparados para adaptarse a nuevos desafíos e implementar cambios necesarios dentro de la organización. Esto implica ser flexibles, abiertos al aprendizaje y capaces de liderar en momentos de incertidumbre.

6. Gestión del talento: Los administradores son responsables de reclutar, seleccionar y desarrollar a los miembros de su equipo. Deben identificar el talento adecuado para cada puesto, proporcionar capacitación y oportunidades de crecimiento profesional, así como motivar y retener a sus empleados clave.

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La falta de conocimiento o compromiso por parte del comité de administración puede dificultar el trabajo del administrador.

Es fundamental que los administradores estén familiarizados con las leyes y regulaciones que rigen la vida en un condominio. Esto incluye comprender plenamente las implicancias de vivir en un condominio, donde es necesario respetar las normas establecidas en el reglamento de copropiedad. Los propietarios y residentes deben estar conscientes de sus responsabilidades y obligaciones legales para garantizar una convivencia armoniosa dentro del condominio.

La falta de experiencia o conocimientos del administrador puede ser un obstáculo en algunas situaciones. Es importante que el administrador esté preparado y tenga la capacidad de enfrentar cualquier desafío que se presente en su rol.

Existen otros desafíos que surgen al momento de ejercer sus responsabilidades cuando el Comité comienza a tomar acciones que corresponden al administrador. Sin embargo, la comunicación establecida entre el administrador y el Comité es fundamental. Mantener una coordinación y comunicación efectiva con el Comité, así como con todos los residentes del condominio, es la tarea más importante y también la más difícil para un administrador, según Gerardo Sfeir, experto en administración de condominios.

Errores comunes cometidos por los administradores

Dentro de los errores más comunes que recaen los administradores, según Sfeir es que “los administradores creen transformarse en el dueño del edificio y que pueden hacer lo que se les antoja, sin embargo, un administrador hace lo que se le indica en Comité. Otros errores comunes son:

• No llevar en forma ordenada las cuentas de la comunidad y el libro de banco.

Una de las leyes importantes que todo administrador debe conocer es la relacionada con la gestión de cobranza de los gastos comunes. Esta ley establece que es responsabilidad del administrador asegurarse de que se realice una correcta y eficiente cobranza de los gastos comunes por parte de los propietarios o arrendatarios. Esto implica llevar un registro detallado de los pagos, enviar recordatorios a aquellos morosos y tomar medidas legales si es necesario para garantizar el cumplimiento. Es fundamental para mantener el funcionamiento adecuado y financiero del edificio o condominio, así como también para evitar conflictos entre los residentes debido a problemas financieros no resueltos.

Una de las leyes importantes que todo administrador debe tener en cuenta es la necesidad de mantener una comunicación cercana y constante con los propietarios y residentes. Es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier comunidad o edificio contar con un canal abierto de comunicación, a través del cual los propietarios puedan expresar sus inquietudes, solicitar información o reportar problemas. La lejanía por parte del administrador puede generar frustración e incomodidad entre los residentes, quienes se sentirán desatendidos y sin posibilidad de resolver sus necesidades. Por lo tanto, es responsabilidad del administrador establecer canales efectivos de comunicación que permitan una interacción fluida con todos los involucrados en la comunidad. Esto incluye proporcionar información actualizada sobre eventos o cambios relevantes, así como estar disponible para atender consultas y brindar soluciones a las problemáticas planteadas por los propietarios y residentes.

“El administrador es el brazo ejecutor de lo que el Comité necesita que se haga. Entonces no debería haber ninguna actividad que el administrador no sepa. Gran parte de los errores que se cometen es cuando el Comité toma decisiones en forma directa. La función del Comité es llevar el mando de la organización del condominio, y el administrador es ser ejecutante de las inquietudes del Comité. Entonces el administrador debe estar involucrado en todos los temas de la Comunidad”, señala Sfeir.

En primer lugar, es fundamental que el administrador se encargue de la gestión financiera del condominio. Esto implica llevar a cabo una correcta administración de los recursos económicos, elaborando presupuestos y controlando los gastos para asegurar la sostenibilidad financiera del conjunto habitacional.

Además, el administrador debe ocuparse del mantenimiento y conservación tanto de las áreas comunes como de las instalaciones individuales dentro del condominio. Es su responsabilidad coordinar reparaciones necesarias, contratar servicios externos cuando sea necesario y realizar inspecciones regulares para detectar posibles problemas o deterioros.

Otra función importante es la gestión documental. El administrador debe mantener actualizados todos los registros legales relacionados con el condominio, incluyendo actas de reuniones, contratos con proveedores y documentos contables. También deberá gestionar correctamente cualquier trámite legal o burocrático que surja durante su mandato.

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Asimismo, es crucial que el administrador promueva una buena convivencia entre los residentes del condominio. Debe fomentar la comunicación efectiva entre ellos e incentivar la participación activa en actividades comunitarias. Además, será responsable de resolver conflictos internos y mediar en situaciones problemáticas que puedan surgir entre vecinos.

Por último pero no menos importante está la labor fiscalizadora del administrador. Este debe supervisar constantemente el cumplimiento tanto por parte de los residentes como de las empresas contratadas, de las normas y reglamentos establecidos en el condominio. En caso de detectar alguna infracción, deberá tomar medidas correctivas para garantizar el orden y la seguridad dentro del conjunto habitacional.

¿Quiénes pueden ser administradores de edificio?

El administrador de un edificio o condominio es una persona encargada de gestionar y velar por el buen funcionamiento del lugar. Puede ser cualquier individuo o empresa que cuente con la confianza de los propietarios, pero se recomienda contratar a un administrador profesional para garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas establecidas.

Un administrador profesional tiene conocimientos especializados en gestión inmobiliaria y está capacitado para optimizar recursos y valorizar el inmueble. Su labor incluye tareas como llevar registros contables, cobrar gastos comunes, coordinar reparaciones y mantenciones, organizar reuniones con los propietarios, entre otras responsabilidades.

Salario de un administrador de condominio

Es fundamental tener en cuenta que los ingresos de un administrador pueden variar dependiendo del tamaño y las necesidades de la comunidad. En general, se estima que el rango de remuneración para un administrador se sitúa entre un 4% y un 8% del total de gastos comunes.

Esta cifra puede parecer alta a primera vista, pero es importante considerar todas las responsabilidades y tareas que conlleva el trabajo de un administrador. Ellos son los encargados de velar por el buen funcionamiento y mantenimiento del edificio o conjunto habitacional, así como también gestionar los recursos financieros disponibles.

Además, hay que tener presente que estos honorarios incluyen no solo la gestión diaria del inmueble, sino también la asesoría legal y contable necesaria para cumplir con todas las obligaciones legales vigentes. Por lo tanto, es una inversión necesaria para garantizar una correcta administración y evitar problemas futuros.

P.S.: Es recomendable consultar con varios profesionales antes de contratar a un administrador para asegurarse de obtener servicios adecuados al mejor precio posible. También es importante revisar detenidamente el contrato antes de firmarlo para conocer todos los detalles sobre sus honorarios y responsabilidades específicas.

Funciones del administrador en una comunidad de vecinos

1. Ley N° 19.537: Esta ley regula la copropiedad inmobiliaria y establece las normas generales para la administración y uso adecuado del condominio.

2. Ley N° 21.121: Esta ley modifica diversos aspectos relacionados con la propiedad horizontal, como los derechos y obligaciones del administrador y los propietarios.

3. Ley N° 19.628: Esta ley protege los datos personales y regula su tratamiento por parte del administrador, asegurando así la privacidad de los residentes.

4. Ley N° 18.695: Conocida como “Ley Orgánica Constitucional Municipal”, esta normativa establece las atribuciones y responsabilidades específicas del municipio en relación con las comunidades vecinales.

5. Decreto Supremo N°47/92 Vivienda (DS): Este decreto reglamenta diversas disposiciones sobre viviendas sociales, incluyendo aquellas destinadas a comunidades vecinales.

6.Ley Nº20-285 : Establece un régimen especial para regular situaciones excepcionales que afecten gravemente a edificios o conjuntos habitacionales sometidos al régimen legal propio

7.Ley nº21-207 : Modifica diversos cuerpos legales con el objeto fortalecer el rol fiscalizador municipal respecto a construcciones ilegales

8.Ley nº21-210 : Regula la instalación y uso de sistemas solares térmicos en edificios

9.Ley nº21-212 : Establece normas para el reciclaje y disposición final de residuos electrónicos.

10. Ley N° 19.537: Esta ley regula la copropiedad inmobiliaria y establece las normas generales para la administración y uso adecuado del condominio.

Es fundamental que los administradores estén familiarizados con estas leyes, ya que les permitirán desempeñar su labor de manera eficiente, protegiendo los derechos e intereses de los propietarios y velando por el buen funcionamiento de la comunidad vecinal.